見積書・請求書・契約書・顧客資料など、日常業務で使うファイルをすぐ探せる状態ですか?
案件・顧客・年度・経理など実際の仕事の流れに合ったフォルダ構成になっていますか?
似た名前のフォルダや重複フォルダが少なく、どこに保存すればよいかすぐにわかる状態ですか?
ファイル名の付け方に、日付・顧客名・案件名・版数などの統一ルールがありますか?
最新版・確定版・作業中ファイルの違いが、ファイル名や保存場所で分かりますか?
過去ファイル・不要ファイル・一時ファイルをいつ、どこへ移すか決まっていますか?
必要な資料やデータを、代表者・スタッフ・外注先が短時間で探せる状態ですか?
自分以外の人が見ても、ファイルの内容や保存場所をおおよそ理解できる状態ですか?
ファイルを探すために、毎回代表者や特定担当者へ確認しなくてもよい状態ですか?
代表者・スタッフ・外注先・取引先ごとに、共有してよい範囲や閲覧権限が整理されていますか?
外部共有するときに、見せてよい資料と見せてはいけない資料を判断できる状態ですか?
個人情報・契約書・経理資料・顧客情報など、重要情報の保存場所や扱いが明確ですか?
新しいファイルを作成・保存するときの基本ルールを決めていますか?
ファイルの更新・差し替え・削除について、迷わず判断できるルールがありますか?
フォルダやファイルの整理状況を、月1回・四半期ごとなど定期的に見直していますか?
代表者や担当者が不在でも、必要な情報を他の人が確認できる状態ですか?
新しいスタッフ・外注先・引き継ぎ相手に、ファイルの場所や扱いを説明しやすい状態ですか?
代表者や特定担当者の頭の中だけにある情報が少なく、見える形で整理されていますか?
ファイル探し・確認・共有のために、余計な時間を使わずに効率的にできていますか?
同じ資料を何度も作り直したり、探せずに再作成したりすることが少ないですか?
見積・請求・顧客対応・提出資料などの作成から確認までの流れが安定していますか?
提出済み・確認済み・未確認・作業中のファイルが分かる状態ですか?
古い版や誤った資料を使ってしまうリスクを減らす仕組みがありますか?
よく使うテンプレート、定型文、提案資料、請求書雛形などが整理されていますか?
今後スタッフを増やす、外注する、業務を任せる場合でも情報共有しやすい状態ですか?
Google Drive、OneDrive、PC内フォルダ、各種ツールなどの使い分けが整理されていますか?
案件・顧客・商品・サービスが増えても、フォルダ構成が破綻しにくい状態ですか?
重要ファイルのバックアップ、保管場所、復旧方法について基本ルールがありますか?
不要な共有、誤送信、見せてはいけない情報の混在を防ぐ仕組みがありますか?
情報管理の問題を「忙しいから後回し」にせず、改善する必要性を認識していますか?